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主婦のための Excel 入門講座

(Excel初歩の初歩)

第3回 Excelを開く・閉じる

今回の主な内容　
1　Excel を開く
2　Excel のファイルを保存する
　(1) 保存先の指定
　(2) ファイル名の指定
3　ファイルの上書き保存
4　保存してある Excel のファイルを開く
　(1) ファイルの場所の指定
　(2) 開くファイル名の指定
5　ファイル・ Excel を閉じる
　(1) 最大化ボタン
　(2) アイコン化ボタン
　(3) 閉じるボタン

1　Excel を開く
Shun：それでは、まず Excel を立ち上げてみよう。あっ、ソフトを使える状態にすることを一般的に「立ち上げる」っていうんだよ。

優子：いよいよ始まり、はじまり〜〜、さあ、寄っといで〜〜。(笑)

Shun：Excel を開く方法は色々あるけど、基本的なやり方をやってみよう。
　パソコンに電源を入れたとき、最初に表示される画面のことを「デスクトップ」というんだ。おっと、言い忘れてたけどパソコンの操作で使う言葉の意味は、ここに書いておいたから、読んでおいてね。
　
　画面の左下隅に 　左図の形をしたボタンがあるね。文字どおり「スタートボタン」。そこをクリックすると、メニューが表示されるから「プログラム」をクリックする。いろんなプログラムの名前があるメニューが出てきたね。その中から「 Microsoft Excel」を見つけてクリックすると Excel の画面になるよ。やってみて。

優子：ほんとだ! これが Excelの画面なんだ。画面左上隅の方に Microsoft Excel-Book1 って書いてあるのなんの意味？
　
Shun：初めの Microsoft Excel が、Excelというソフトの正式な名前。その右の Book1 というのが、いま開いているファイルの名前なんだよ。Excelを立ち上げたときはいつも新しいファイルが表示されるようになっていて、 Book1 という名前が付けられているんだ。でも、保存するときは、名前を変えることができるよ。みんな同じ名前では困るもんね。(笑)


2　Excel のファイルを保存する

Shun：この講座はこれから何回も続くし、一日でカレンダー作りは完成しないから、作りかけのカレンダーを保存する方法を覚えてもらうね。

優子：そうよね。作業のたびごとに、最初からやり直すなんて大変だもの。

Shun：さっきも言ったけど、Excel を開いたばかりの状態だとファイル名は Book1 になってるね。これを「カレンダー」という名前に変更して保存してみよう。

　画面のメニュー部分(画面左上端)の「ファイル(F)」って書いたところをクリックすると、またメニューが出てくるから「名前を付けて保存(A)」をクリックする。そうすると下図のようなウインドウ(これをダイアログボックスといいます)が表示されたね。ここで保存の指定をするんだよ。

　上の図は、Excel2000 の画面だから優子さんのパソコンと少しちがうかも知れないけど、基本は同じだから安心して。赤線の枠で囲った部分が大切なところなんだ。

(1) 保存先の指定
Shun：画面の一番上に「保存先(I)」という文字があってその右のボックスに「デスクトップ」って書いてあるね。これは「デスクトップ」というところにファイルを保存しなさい。という意味なんだ。優子さんのパソコンではちがう保存先が表示されているかもしれないけど、気にしなくていいよ。すぐ変更できるから。

　保存先を変更するには、「デスクトップ」って書いてあるボックスの中のどこかをクリックすると、保存先の一覧が表示される。「マイコンピュータ」「3.5インチ FD」「 C 」「 D 」「マイドキュメント」・・・と、いろいろ書いてあるね。「 C 」「 D 」はハードディスク、「 E 」は普通 CDドライブ のことをいうんだ。

　じゃあ、保存先の一覧で「マイドキュメント」を選んでクリックしてみて。今度は白い大きな枠の中に文書フォルダのような形の右に名前が書いてあるものが出てきたね。見たとおりで、「フォルダ」という名前なんだよ。あとの説明は別の機会にするとして、とりあえず、これで保存先を「マイドキュメント」に変更できたわけだ。

(2) ファイル名の指定
Shun：画面下部の「ファイル名(N)」の文字の右の箱に「Book1」と書いてあって白抜き文字になっているね。これは、いま開いているファイルの名前が表示されているんだ。そのままの状態でパソコンの「Delete」キーを押すと「Book1」の文字が消えるから、「カレンダー」と入力してみて。それでファイル名の変更ができたってわけ。
　画面右下隅にある「保存(S)」ボタンをクリックして保存終了。(＾O＾)//ﾊﾟﾁﾊﾟﾁ
　
　これで「マイドキュメント」に「カレンダー」ファイルが保存できたわけだ。優子さん、どうだった？　難しくないでしょう。　
　
優子：うん。思ったより簡単だったわ。保存先を選んで、自分の好きな名前にファイル名を変更して、「保存」ボタンをクリックすればいいのね。これだったらできるよ。
　でも、正直いって、ほんとに保存できたか心配だなあ。

Shun：その気持わかる。後で確認してみようね。
　

3　ファイルの上書き保存

Shun：いったん保存されているファイルにデータを追加・削除したり、修正したときの保存方法も言っておくね。これは簡単。ただボタンをひとつクリックするだけで保存出来るんだよ。

 ファイルを上書き保存するには、画面の左上端にあるフロッピーディスクのようなアイコン(左図)をクリックするだけで保存できます。

Shun：ファイルの上書き保存は、できるだけこまめにした方がいいよ。どうしてかっていうとね、Excel が何かの原因で突然動かなくなって、強制終了することがあるからなんだ。そうすると、それまでしていた作業が無駄になってしまうんだ。

優子：それ、わたしも経験あるの、どうしよう!って思ったわ。いいこと聞いた。


4　保存してある Excel のファイルを開く

Shun：今度は保存してあるファイルを開く作業をやってみよう。これもファイルの保存とあまり変わらない作業だからすぐ分かると思うよ。

　ファイルを開くには、画面のメニュー部分(画面左上端)に「ファイル(F)」って書いたところをクリックすると、またメニューが出てくるから「開く(O)」をクリックする。

　だけどね、もっと簡単な方法があるよ。それはね、ボタンをクリックするだけで開くファイルを指定するウインドウを出すことができるんだ。

 　下図のウインドウを呼び出すには、画面の左上端にあるファイリングフォルダのようなアイコン(左図)をクリックするだけでOKです。


(1) ファイルの場所の指定
Shun：画面の一番上に「ファイルの場所(I)」という文字があってその右のボックスに「My Documents」って書いてあるね。これは「My Documents」という保存場所を意味してるんだ。
　その下の大きな白いボックスの中に表示されているフォルダやファイルが、「My Documents」という場所に保存されていますよという意味なんだ。

　優子さんのパソコンではちがう内容が表示されているかもしれないね、さっきと同じことだから気にしなくていいよ。

　保存場所の変更は、「My Documents」って書いてあるボックスの中のどこかをクリックするんだよ。ファイルの保存のときと同じやり方だよね。

　保存場所の一覧で「マイドキュメント」を選んでクリックしてみて。さっき保存した「カレンダー」がファイルの名前一覧の中に表示されているはずだよ。

優子：感激〜〜　＼(＾o＾)/　カレンダー　あったぁ。
　
(2) 開くファイル名の指定
Shun：「カレンダー」というファイル名が見つかったら、名前をクリックして「開く(O)」ボタンをクリックすると「カレンダー」のデータが画面に表示されたね。はい!完了。

優子：ファイルを開くのも保存のときとあまり変わらないのね。ファイルの保存場所を選んでから、開くファイルの名前をクリックして、そして「開く」ボタンをクリックするだけなんだ。


5　ファイル・ Excel を閉じる

Shun：さて、今回の講義はチョット長かったけど、これでおしまいだからもう少し我慢して聞いていてね。開いてあるファイルを閉じたり、Excel を終了する方法だよ。これは簡単だからすぐ終わるからね。

優子：これでカレンダーをつくる準備ができるってわけね。そうね、Excel を始めたら最後は終わらなきゃいけないものね。先生、よろしくお願いしまぁ〜〜す。m(_ _)m

Shun：まず、下の図を見てくださいね。

Shun：この図はね、Excel の画面の右上隅の一部分を切り取ったものなんだ。上と下に 3 つ並んでいるボタンのそれぞれの機能を説明するから良く聞いていてね。

優子：Excel の終了と関係あるのかしら。それと良く見ると、下のボタンの位置が違うわね。どうしてかしら。?(ﾟ_｡)?(｡_ﾟ)?

(1) シートの大きさをシート領域で最大にするボタン
Shun：いいところに気が付いたね。もちろん Excel の終了に関係することだよ。まず、左の図と右の図の違いから説明するよ。
　どちらも 3 つのボタンの真ん中に赤丸で囲んだボタンがあるね。左図の状態で真ん中のボタンをクリックすると、右図のようにシートがシート領域の中で最大の大きさになって、ボタンが上の方に移動する。もう一度ボタンをクリックすると左図の大きさに戻るんだ。試してごらん。
　
優子：ほんとだ! おもしろ〜〜い。大きくしたほうが画面が見やすくなるね。
　
(2) Excel の画面やシート部分の画面をアイコン(絵ボタン)にするボタン
Shun：上側の左端にあるボタンをクリックすると、図の中の説明のように、Excel の画面全体が折り畳まれてアイコン(絵ボタン)になってしまうんだ。たとえば、Excel と他のソフトを同時に使っているときに、一時的にExcel の画面を折り畳んで作業をすることができるんだよ。
　
　下側の左端にあるボタンをクリックすると、Excel のシート部分だけを折り畳めるんだ。たとえば、Excel のファイルを 2 つ使って作業しているときに、いちいち「ウインドウ」メニューで切り替えなくてもいいから便利だよね。
　
優子：そんなこともできるんだぁ。便利だね、このボタン。
　
(3) ファイルや Excel を閉じるボタン
Shun：いよいよ今回の最後の最後だね。図の上側の右端にある「×」の形をしたのが Excel の作業を終了(閉じる)するボタン。下側の右端にある「×」の形をしたのが、いま開いているファイルを終了(閉じる)するボタンなんだ。

優子：そうかぁ、Excel は、いっぺんに全部閉じることも、ソフトとファイルとを別々に閉じることもできるんだぁ。でも、どうしてそんなこと必要なんでしょ。
　
Shun：さっきもチョット言ったけど、Excel のファイルをいくつも開いて仕事することもあるから、ファイルごとに閉じれたほうが便利なこともあるんだよ。

優子：ああ、そっかぁ、納得。(ﾟｰﾟ)(｡＿｡)ｳﾝｳﾝ

Shun：Excel を閉じるときや。ファイルを閉じるときは、保存するかどうかの確認メッセージが出るから、ボタンをよく見てクリックしてね。間違えるとせっかく作ったものが全部消えちゃうこともあるからね。

優子：あわてないで、冷静に、でしょ。大丈夫よ。わたし、こう見えてもね落ち着きだけは人に負けないつもりだから。

Shun：・・・・・(心配だナァ　ﾎﾞｿｯ!)

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